Informationen som ska finnas med på en faktura
Grundkraven enligt lag
Fakturareglerna i Sverige är tydliga och gäller oavsett hur du fakturerar. Det är mervärdesskattelagen och bokföringslagen som sätter ramarna. Driver du ett eget bolag eller fakturerar via Invozio spelar ingen roll. Kraven på de obligatoriska uppgifterna är desamma. Skillnaden är att om du fakturerar via oss – ser vi till att få alla uppgifter på plats innan fakturan skickas ut.
Den information som ska finnas med på en faktura är inte slumpmässig. Den är reglerad för att både köpare och säljare ska kunna styrka affärshändelsen, hantera moms korrekt och ha en tydlig grund vid eventuella tvister.
Följande uppgifter är obligatoriska:
Utfärdandedatum: när fakturan skickades, inte när jobbet gjordes.
Löpnummer: varje faktura ska ha ett unikt nummer i en löpande serie. Det kan vara siffror.
Säljarens uppgifter: namn eller företagsnamn, adress och organisationsnummer eller personnummer.
Köparens uppgifter: namn och adress på den som ska betala.
Beskrivning av varan eller tjänsten: vad som levererats, i vilken mängd och till vilket pris per enhet.
Skatteunderlag och momssats: det belopp som momsen beräknas på, samt vilken momssats som gäller (25, 12 eller 6 procent eller 0 om du är momsbefriad).
Momsbelopp: den faktiska momsen i kronor.
Totalbelopp: det slutliga beloppet inklusive moms.
När moms inte är aktuellt
Alla behöver inte ta ut moms. Om du fakturerar som privatperson via en egenanställningstjänst som Invozio är det egenanställningsföretaget som är säljaren i juridisk mening och hanterar momsfrågan. Du som utförare behöver alltså inte hålla reda på momsregistrering.
Har du en enskild firma med en omsättning på under 80 000 kronor per år är du momsbefriad. Det förenklar fakturan en del. Du behöver inte redovisa moms, men det ska framgå tydligt att fakturan är momsbefriad. Det är också bra att ange varför, till exempel med en hänvisning till momsbefrielseregeln.
Praktiska uppgifter som ofta glöms
Utöver de lagstadgade kraven finns uppgifter som inte alltid är obligatoriska men som i praktiken behövs för att fakturan ska betalas utan problem.
Förfallodatum: när betalningen senast ska vara inne. Utan detta datum kan det bli oklart för mottagaren och försvåra eventuell inkasso om fakturan inte betalas.
Bankgiro eller IBAN: vart pengarna ska skickas. En faktura utan betalningsinformation är i praktiken oanvändbar.
Betalningsreferens eller OCR-nummer: underlättar för mottagaren att matcha betalningen mot rätt faktura, särskilt viktigt för företag med många leverantörer.
Dröjsmålsränta: inte obligatoriskt att ange, men om du vill kunna ta ut ränta vid sen betalning bör det framgå av fakturan.
Fakturera rätt från början
Det vanligaste misstaget är inte att man medvetet utelämnar uppgifter. Det är att man inte visste att de skulle vara med. En faktura som saknar löpnummer, momssats eller säljarens organisationsnummer kan avvisas av mottagarens bokföring vilket fördröjer betalningen och skapar onödigt merarbete för båda parter.
Om du fakturerar via Invozio sköts de flesta av dessa uppgifter automatiskt. Fakturan genereras med rätt information från systemet vilket minskar risken för formella fel och gör processen smidigare för dig som utförare.